電子契約とは？

電子契約とは、契約書などの電子データ（PDF）をインターネット上でやり取りし、電子署名とタイムスタンプを使用することで契約を締結させることができる契約方式のことです。
電子データ（PDF）は企業のサーバーやクラウドストレージなどに保存することが可能で、従来の書面保管の手間や場所を省くことができます。

電子契約って本当に大丈夫？

法務省の「契約に関する基本原則」によると、契約を締結する際、書面でなくとも、口頭やEメールなど、契約締結の方式を自由に決定することができます。これを「契約方式の自由」と言います。※(1)

契約締結を行う双方の当事者が、電子契約システムにて契約を合意することは法的証拠力上も問題なく、正式な書面として扱うことができます。

※(1) http://www.moj.go.jp/content/001255634.pdf

電子契約システムの機能紹介

●安全性向上のための機能

電子署名… その電子文書が正式なものであり、かつ改ざんされていないことを証明する機能です。

タイムスタンプ… その時刻にその電子データが存在していたこと、かつそれ以降改ざんされていないことを証明する機能です。

マイ印鑑… NINJA SIGNで契約書を作成する際に、ご自身で登録した印影を挿入することができます。

●業務効率化のための機能

テンプレート登録・管理… PDFやWordで作成した契約書ひな型をテンプレート化し、契約書作成ができます。

ワークフロー設定… 契約書ごとに、契約書作成依頼、レビュー、承認などのワークフローを設定することができます。承認の順番だけでなく、Aさん「または」Bさんの承認が必要といったきめ細かい設定も可能です。

●情報管理のための機能

有効期限管理・リマインダー… 契約書ごとに契約終了日の入力ができ、確認することができます。リマインドを設定し、メール通知することもできます。

フリーワード検索… 契約書のタイトルや、入力項目の内容をフリーワードで検索することができます。

契約書ステータス管理… 作成中・確認待ち・完了・有効期限切れ…など各契約書がいまどの段階にあるのかが一目で分かります。

電子契約と書面契約の違い

印鑑の有無

書面契約では原本にそれぞれの署名や捺印を行い、さらに双方間に割印をすることで同一の契約書であることを証明します。

一方で電子契約では印鑑は必要とせず、その代わりとして電子署名、タイムスタンプを使用します。
電子署名はそれ自体に情報が埋め込まれており、電子認証局という第三機関と照合することで本人と証明できます。

印刷や郵送の有無

書面契約では、通常書面を印刷し、相手方へ原本を持ち込むか、遠方の場合郵送が必要とされます。

一方で電子契約ではインターネット上で電子データ（PDF）受け渡しを行うことのみで完結させることができます。

電子契約のメリット・デメリット

コスト削減ができる

書面契約を行うことで発生していた、紙の費用、印刷費用、製本費用、郵送費用、印紙費用などが必要でした。
電子契約サービスを利用することでそれらの削減ができます

事務処理の効率化ができる

書面契約で作業が必要だった、印刷、製本、押印、郵送、取引先での押印、返送、印紙貼付など細かく大変な作業が必要でした。
電子契約サービスを利用することでそれらをインターネット上で簡単に締結させることができるため、業務の効率化にも繋がってきます。

保管場所が不要になる

書面契約では原本を物理的にどこかに保管しておかなければいけません。
電子契約ではすべて電子データでサーバー上に保管できるため、場所を選びません。

社内業務フローの見直しが必要

社員が電子契約サービスを活用できるようになるために、社内での教育や業務フローを見直す必要があります。 電子契約サービスの導入段階では、多少業務が増えてしまうことが考えられるため、デメリットと言えるでしょう。

一部書面での契約が必要な契約がある

法律上、書面での締結が必要とされるものが一部存在します。その際には従来通り、書面契約にて契約締結させる必要があります。
書面契約が必要な契約書の例は以下の通りです。

• 定期借地契約
• 宅地建物売買等媒介契約
• 投資信託契約の約款
• マンション管理業務委託契約
• 訪問販売等特定商取引における交付書面
• 労働者派遣個別契約